Większość firm, które stawiają na przyszłość, korzysta z technologii chmury. Jest to znaczne ułatwienie, szczególnie podczas pracy nad złożonymi projektami. Konieczne jest w takiej sytuacji wprowadzenie odpowiednich procedur zwiększających efektywność wykonywanych prac i ułatwiających postępowanie na konkretnym etapie.
Standaryzacja kluczem do rutyny
Takie rozwiązania wprowadzają jednak chaos. Dostęp do owoców wspólnej pracy może doprowadzić do zamieszania, jeżeli brakuje im zorganizowania. Zadania – jak wypełnianie dokumentacji niezbędnej z formalnego punktu widzenia – powinny zostać zoptymalizowane, tak, aby każdy wiedział, jakie cele należy osiągnąć na poszczególnych etapach.
Pozwala to na lepsze zaplanowanie, przeprowadzenie i monitorowanie działań, a następnie kontrolę efektów i podsumowanie całej pracy. Szablony procesów biznesowych ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków, a dzięki wbudowanym edytorom wizualnym nie wymagają nabywania nowych umiejętności.
Możliwe jest tworzenie własnych modeli, co znacząco przyspiesza nie tylko działania wewnątrz firmy, ale też kontakt z klientem i pomoc w rozwiązywaniu jego problemów.
Stosowanie szablonów procesów ułatwia to stworzenie spójnego systemu pracy. Pracownicy mają jasne wytyczne na temat tego, co muszą zrobić i jakich procedur przestrzegać oraz posiadają stały dostęp do terminów i druków, które należy wypełnić.